Hacienda estrecha el cerco sobre el fraude con programas de doble contabilidad

Hace solo una semana la Agencia Tributaria registraba seis establecimientos en la provincia de Alicante relacionados con el sector de las instalaciones y los montajes en la provincia dentro de una macrooperación desarrollada en 15 autonomías. El objetivo era detectar el uso de programas informáticos que permiten llevar doble contabilidad, un fraude que se ha expandido considerablemente en los últimos años gracias a la sofisticación que han alcanzado estos sistemas, que facilitan enormemente la tarea a aquellos que intentan ocultar parte de sus ventas al fisco para pagar menos de lo que les corresponde.

Los bares, comercios o profesionales que utilizan este software ya ni siquiera deben perder tiempo intentando cuadrar las existencias o las facturas de sus proveedores con lo que declaran a Hacienda, el programa lo hace por ellos automáticamente. Y, si es necesario, incluso sabe cambiar conceptos y sustituir en las facturas productos más caros por otros más baratos para que las cuentas salgan: una copa de champán puede convertirse fácilmente en una botella de agua de cara la Agencia Tributaria.

Para poner coto a esta proliferación, desde el organismo público han puesto en marcha en conocido como Reglamento Verifactu, que obligará a que cualquier empresa o autónomo solo pueda utilizar programas de contabilidad que estén homologados y que cumplan una serie de requisitos de seguridad que impida modificar los registros. Así, a partir del próximo martes 29 de julio los desarrolladores de software deberán tener adaptados sus sistemas si quieren seguir comercializándolos. El próximo 1 de enero las sociedades ya solo podrán tener instalado y utilizar programas homologados para contabilizar sus ingresos y gastos, y seis meses después será también obligatorio para las personas físicas (autónomos).

Aunque estos programas de doble contabilidad no son nuevos, ha sido su evolución constante y su difícil detección lo que los han convertido en un auténtico desafío para los inspectores fiscales. Aunque su uso es ilegal, su sofisticación ha permitido que muchos negocios mantengan durante años una «caja B» paralela a la contabilidad oficial.

Tipos

Los hay de dos tipos. El llamado phantomware es un software que se instala de manera oculta en los terminales punto de venta (TPV) o en las cajas registradoras. A simple vista, el sistema funciona de manera normal, pero internamente incorpora un menú secreto, accesible solo para usuarios con privilegios de administrador, que permite eliminar selectivamente transacciones ya registradas.

Este sistema no solo borra ventas, sino que ajusta automáticamente los inventarios, evitando así cualquier descuadre entre lo vendido y el stock disponible. Además, imprime o transfiere las transacciones eliminadas a otro dispositivo, con el objetivo de que el empresario pueda llevar una contabilidad paralela y gestionar ingresos no declarados, según explican fuentes de la Agencia Tributaria.

Algunas versiones de phantomware permiten incluso modificar el valor de los artículos vendidos, de forma que se mantiene el número de operaciones constante, pero se reduce artificialmente el volumen de ingresos declarados.

Por su parte, los zappers son herramientas de manipulación externas, mucho más difíciles de rastrear que el phantomware. No requieren instalación permanente en el sistema, ya que suelen ejecutarse desde dispositivos portátiles como pendrives, o CD o mediante acceso remoto por Internet.

Estos programas suelen ser desarrollados y comercializados por proveedores de sistemas TPV, que también se encargan de su mantenimiento. Al no dejar rastro dentro de los equipos de manera permanente, su detección se convierte en una tarea compleja. En algunos casos, las autoridades han llegado a presenciar situaciones inusuales durante las inspecciones, como punteros de ratón moviéndose solos en la pantalla, evidencia de intentos remotos de eliminación de archivos comprometedores.

No solo los empresarios

Aunque el uso más común de estos programas lo hacen los propios dueños del negocio, también se han detectado casos en que empleados han utilizado estas herramientas para defraudar a sus empleadores, quedándose con parte de la recaudación. En otras ocasiones, son estos mismos trabajadores quienes, al descubrir la existencia del software, deciden denunciar los hechos.

No existe un perfil único de usuario, pero por su naturaleza, este tipo de fraude es especialmente frecuente en el sector del comercio minorista y la restauración, donde el pago en efectivo sigue teniendo un peso importante y la rotación de ventas es alta.

Sanciones

La lucha contra este tipo de fraude está amparada en la Ley General Tributaria que, en su artículo 29, establece que todos los sistemas informáticos o electrónicos que respalden procesos contables, de facturación o gestión empresarial deben garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros. En otras palabras, cualquier alteración no registrada en el propio sistema puede ser considerada ilegal.

En cuanto a las sanciones a las que se enfrentan los incumplidores, estas alcanzan los 150.000 euros para los fabricantes o distribuidores de estos programas; y los 50.000 euros para los usuarios que los utilicen con fines fraudulentos.

Más allá de inspecciones y sanciones, la nueva arma con la que contará a partir de ahora Hacienda para combatir este tipo de fraude es el conocido como Reglamento Verifactu, con el que se pretende asegurar la declaración de todas las ventas y la inalterabilidad de los registros, marcando un antes y un después en el control tributario, tal y como explica el presidente de la Comisión de Fiscal del Colegio de Economistas de Alicante, Antonio Pérez Rovira.

Lo primero que aclara el experto es que, quien quiera seguir llevando su contabilidad de forma manual, lo podrá hacer. Pero si utiliza cualquier programa de gestión, estará obligado a que esté homologado.

Inalterables

El pilar de Verifactu es la exigencia de que los sistemas informáticos aseguren la «inalterabilidad y trazabilidad de los datos». Esto implica que, una vez emitida una factura, no podrá ser eliminada ni modificada. Cualquier error deberá corregirse mediante una «factura rectificativa, un procedimiento legal que ahora será forzado por el propio software, impidiendo la manipulación de documentos originales».

Una vez que cuenten con este software homologado, los contribuyentes tendrán dos opciones. La primera es acogerse al sistema Verifactu, de forma que su programa informático enviará cada factura automáticamente a la Agencia Tributaria en el momento de su emisión. Esta vía simplifica la gestión para el contribuyente, ya que Hacienda se encarga del almacenamiento y la seguridad de los datos.

Por su parte, con la opción «No Verifactu», el sistema almacenará las facturas localmente sin envío automático. No obstante, el sistema debe permitir que la Agencia Tributaria, bajo requerimiento formal, pueda conectarse y obtener los datos de forma inmediata. Serán en los próximos meses cuando se sepa si la medida ha funcionado.