Gestores Administrativos: del papel a la Inteligencia Artificial

Hace no tanto, una transferencia de vehículo suponía colas en Tráfico, fotocopias y alguna visita de más. Hoy buena parte de nuestro trabajo se presenta por vía telemática, los expedientes van y vienen entre despachos y Administraciones en cuestión de minutos y el cliente recibe la notificación casi a la vez que nosotros. Los gestores administrativos hemos recorrido ese camino sin hacer mucho ruido, y lo hemos recorrido bien.

Ahora llega otro cambio, y conviene mirarlo de frente. La inteligencia artificial ya está en los despachos, aunque muchas veces no se la llame así: programas que leen una escritura y extraen los datos del comprador, que ordenan la documentación de un expediente, que preparan un primer borrador o que avisan cuando un trámite lleva demasiado tiempo parado. Son tareas que antes se comían horas y que, bien resueltas por una máquina, nos devuelven ese tiempo.

¿Y qué hacemos con él? Lo que ninguna herramienta sabe hacer: escuchar al cliente, entender qué le preocupa de verdad y decirle lo que le conviene, aunque no sea lo que esperaba oír. La IA puede proponer un borrador; firmarlo, responder de él y dar la cara sigue siendo cosa nuestra. Por eso no me inquieta que vaya a sustituirnos. Me inquietaría mucho más que una parte de la profesión se quedara mirando.

Adaptarse exige formación, y no me refiero a saber qué es ChatGPT, que eso ya lo sabe casi todo el mundo. Me refiero a revisar cómo trabaja cada despacho, detectar qué procesos se repiten una y otra vez y decidir cuáles merece la pena automatizar y cuáles no. Y también a conocer los límites, porque los datos de nuestros clientes no pueden acabar en cualquier sitio. Desde el Colegio de Alicante queremos acompañar a nuestros colegiados en ese proceso.

La tecnología, además, nos está abriendo puertas que hace unos años parecían impensables. Me detengo en dos iniciativas recientes de nuestro Consejo General.

La primera es la conexión con el notariado. El 26 de julio de 2024, el Consejo General del Notariado y el Consejo General de los Colegios de Gestores Administrativos, que preside Fernando Jesús Santiago Ollero, firmaron un acuerdo para facilitar la tramitación de documentos notariales. Fruto de ese acuerdo, el pasado mes de mayo se presentó en Madrid el sistema que enlaza GENOE, la plataforma tecnológica de los gestores, con la Sede Electrónica Notarial. En aquella presentación se otorgó un poder y se constituyó una sociedad limitada por videoconferencia y con firma electrónica cualificada. En la práctica, un ciudadano puede iniciar determinados trámites notariales desde su gestoría, o incluso desde casa o desde el extranjero, sin desplazamientos y con toda la seguridad jurídica que da la intervención del notario.

La segunda tiene que ver con extranjería, un terreno donde, por desgracia, no faltan los intermediarios sin escrúpulos: cobros por conseguir una cita, promesas de “papeles garantizados”, cupos que no existen. Frente a eso, las Gestorías Oficiales de Extranjería (GOEX) permiten a cualquier persona comprobar que su expediente lo lleva un profesional colegiado. El Justificante Profesional de Extranjería, verificable electrónicamente, recoge el nombre del gestor, su número de colegiado, el Colegio al que pertenece y la gestión que realiza. Es una manera sencilla de proteger a quien más lo necesita.

Las herramientas volverán a cambiar dentro de unos años. Lo que una persona busca cuando entra en una gestoría, en cambio, apenas ha cambiado: alguien de confianza que le resuelva el problema y responda por él. Ese sigue siendo nuestro oficio.