Gastos deducibles para los autónomos: lo que puedes (y no puedes) declarar sin riesgos

Con la campaña de la renta en marcha, miles de autónomos en España deben rendir cuentas ante Hacienda. Este año, todos los trabajadores por cuenta propia que estuvieron dados de alta durante 2024 estarán obligados a presentar su declaración, sin importar el volumen de ingresos. Una de las cuestiones más repetidas cada campaña es qué gastos son realmente deducibles y cuáles pueden generar problemas con la Agencia Tributaria si no se justifican de forma adecuada.

Deducción de gastos

La regla de oro para deducir un gasto es que esté directamente relacionado con la actividad económica del autónomo y que esté debidamente documentado mediante factura. Sin embargo, no basta con que el gasto esté vinculado a la profesión: Hacienda puede denegar la deducción si considera que no se ha demostrado su necesidad o si la documentación es insuficiente.

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Gastos como comidas, desplazamientos o incluso el uso del vehículo particular están permitidos, pero su deducción requiere un nivel de justificación muy alto, y son frecuentes las inspecciones y reclamaciones en estos casos.

Gastos imposibles de deducir en el IRPF

Existen ciertos gastos que, por ley, no pueden deducirse, aunque parezcan tener una conexión con la actividad profesional. Entre ellos destacan:

• Comidas en días festivos o fuera del horario habitual de trabajo.
• Viajes o desplazamientos sin justificación clara de su finalidad profesional.
• Entradas a espectáculos, regalos o estancias en hoteles que se consideren "liberalidades" sin valor promocional demostrado.
• Artículos personales, como joyas, ropa de vestir no profesional o productos alimenticios para consumo propio.

La Agencia Tributaria no aceptará estos gastos bajo ningún concepto, y su inclusión podría suponer una penalización o una inspección fiscal.

El coche: el gasto deducible más polémico

Uno de los gastos más delicados y frecuentemente rechazados es el del vehículo privado. Combustible, reparaciones, peajes o parkings sólo son deducibles si se puede acreditar que el uso del coche es exclusivamente profesional, algo muy difícil en la práctica.

El IVA solo puede deducirse al 100% si el vehículo se utiliza para actividades muy concretas como el transporte de mercancías, taxis, autoescuelas o vigilancia. En otros casos, el autónomo deberá aportar pruebas contundentes, como un libro de rutas detallado, para justificar el uso profesional del vehículo.

Gastos que se pueden deducir, pero con muchas condiciones

Existen gastos que en teoría son deducibles, pero que en la práctica requieren una justificación rigurosa. Por ejemplo:

• Comidas con clientes: pueden deducirse si forman parte de una acción comercial claramente documentada.
• Teléfono móvil: Hacienda suele considerar que tiene un uso mixto (personal y profesional), por lo que cuesta justificar su deducción completa.
• Ropa de trabajo: sólo se admite si es ropa técnica o uniforme profesional adquirido en tiendas especializadas.

Los errores en las facturas también son un motivo común de rechazo. Una factura mal emitida —sin todos los datos fiscales requeridos o con errores en el IVA— puede invalidar la deducción de ese gasto.

Cómo justificar correctamente los gastos ante Hacienda

La clave para evitar problemas con Hacienda es llevar una contabilidad ordenada, conservar todas las facturas y justificar cada gasto con documentación adicional cuando sea necesario. Esto incluye:

• Contratos con clientes.
• Correos electrónicos que acrediten la finalidad del gasto.
• Itinerarios de viaje y justificantes de asistencia a eventos profesionales.
• Fotografías o informes si el gasto está relacionado con promoción o imagen de marca.

Un programa de facturación adaptado a las exigencias fiscales puede facilitar enormemente este control y minimizar el riesgo de errores.