El Ayuntamiento de Orihuela prohíbe a todos sus empleados públicos el uso de la IA

Ya sea porque se ha detectado un abuso o por prevención, el Ayuntamiento de Orihuela ha puesto coto a las herramientas de inteligencia artificial (IA) y aplicaciones de mensajería instantánea, restringiendo su uso entre el personal municipal de la Administración local, incluidos sus organismos dependientes y las empresas públicas.

El secretario del Consistorio y el alcalde del municipio, Pepe Vegara, han remitido una circular de obligado cumplimiento con instrucciones específicas con el fin de garantizar la protección de los datos personales, la confidencialidad de la información, la seguridad de los sistemas de información, el cumplimiento de la normativa de protección de datos, la administración electrónica, transparencia y seguridad, así como la integridad de los procedimientos administrativos.

Así, se establecen las normas de utilización con un carácter exclusivamente auxiliar y de apoyo en todos los servicios municipales, sin que en ningún caso el uso de estos sistemas puedan sustituir la responsabilidad del empleado público en la tramitación, firma, revisión o validación de actuaciones administrativas.

Es decir, tendrá carácter exclusivamente asistencial para tareas como corrección ortográfica y gramatical, resumen de normativa o documentación pública, elaboración de esquemas o borradores conceptuales y apoyo en trabajos de formación.

Consecuencias

El Consistorio se ha puesto tan serio en esta materia que incluso se contemplan para quienes lo incumplan responsabilidades disciplinarias, administrativas o de cualquier otra naturaleza que procedan, advirtiendo de que la carga o transmisión no autorizada de documentos municipales o datos personales a plataformas de IA o mensajería puede constituir una vulneración del deber de confidencialidad y dar lugar, según la gravedad, intencionalidad, naturaleza de la información y perjuicios causados, a responsabilidad disciplinaria, administrativa, patrimonial y, en los supuestos legalmente previstos, penal. 

Y hasta se prevé una supervisión y control por parte de la Secretaría General y del Servicio de Modernización y Nuevas Tecnologías, que podrán realizar auditorías para verificar el cumplimiento de la circular. 

Prohibiciones

De esta forma, se prohíbe el uso de herramientas como ChatGPT, Gemini, Claude, DeepSeek, Microsoft Copilot Chat público o cualquier otra análoga cuando se realice en el ejercicio de funciones municipales. Estas restricciones, explica la circular, responden a los riesgos derivados del almacenamiento y tratamiento de la información en plataformas externas bajo control de terceros. De esta forma, se permite solo la utilización de Microsoft 365 Copilot Chat siempre accediendo desde la cuenta corporativa.

En cualquier caso, aclara el documento, la IA no puede adoptar decisiones, emitir informes, ejercer potestades públicas, firmar documentos ni sustituir el juicio técnico o jurídico del personal competente. De hecho, el empleado que incorpore un resultado generado por la IA autorizada a una actuación administrativa deberá haberlo revisado, contrastado y asumido íntegramente bajo su responsabilidad profesional. Es decir, la existencia de una herramienta corporativa autorizada no significa que esté permitido cargar en ella cualquier documento municipal. Los expedientes, informes, contratos, ofertas, denuncias, documentos de personal o archivos con datos personales solo podrán tratarse cuando exista un caso de uso expresamente autorizado y se hayan comprobado previamente sus condiciones de seguridad y protección de datos.

En cuanto a las aplicaciones de mensajería, el personal municipal únicamente podrá utilizar el chat interno del gestor de expedientes Gestiona y el correo electrónico corporativo para el envío de avisos, comunicaciones, documentos o cualquier otra información relacionada con la actividad municipal, especialmente cuando contenga datos personales e información protegida, quedando excluidos los servicios de mensajería instantánea gratuitas como WhatsApp, Telegram, Signal, Messenger, Discord o WeChat. Estas aplicaciones, se advierte, únicamente podrán utilizarse para avisos organizativos, comunicaciones logísticas, coordinación inmediata de incidencias, convocatorias informales y emergencias operativas. 

Además, se prohíbe expresamente introducir datos personales, tributarios y de padrón, expedientes administrativos, informes jurídicos y técnicos, información policial y de recursos humanos, así como adjuntar capturas de pantalla o fotografías y subir grabaciones o audios. Todo ello responde a que el hecho de que un documento sea oficial, esté firmado o haya sido publicado parcialmente no significa que pueda cargarse íntegramente en una herramienta de IA, ya que puede contener datos personales, firmas, códigos seguros de verificación, metadatos, anexos no públicos o información cuya reutilización no esté autorizada.

Tampoco se podrá usar IA para elaborar informes técnicos y jurídicos, propuestas de resolución o acuerdo, decretos, acuerdos, actas, pliegos, resoluciones administrativas, informes de valoración de ofertas de procedimientos de contratación y cualquier documento que forme parte de un expediente administrativo. Más bien, los documentos administrativos deberán ser realizados por el personal competente y sustentarse en su criterio profesional, conocimiento técnico y responsabilidad funcional. 

En cambio, el empleado público que utilice herramientas de IA será responsable de la exactitud del contenido, la verificación de los resultados obtenidos, el cumplimiento de la normativa vigente y la preservación del deber de confidencialidad.

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